Praca nad dokumentami zapisanymi w klasyczny sposób jest często utrudniona. Dochodzą stare formy zapisu w stylistyce minionych epok. To może zmieniać znaczenie słów i dodatkowo wprowadzać znaki niezrozumiałe dla współczesnych komputerów. Jedną z możliwości jest skanowanie stron tekstu. Obecnie dostępne urządzenia zapisujące dzięki swojej wysokiej jakości pozwalają na późniejszą pracę z tak zapisaną grafiką. Można powiększać interesujący fragment tekstu i obrabiać go za pomocą filtrów graficznych. Jednak takie źródło informacji jest do odczytania tylko przez osoby zainteresowane tematem.
Aby publikować tekst w internecie dla szerszego grona odbiorców, należy przetworzyć go na tekst zapisany komputerowo. Stare modele czcionek nie zawsze są odczytywane przez programy do rozpoznawania tekstu. W takich wypadkach takie prace należy zlecić firmom oferujących przepisywanie tekstów - rękopisów. Wyspecjalizowani pracownicy będą mogli szybko wykonać zlecenie i dokonać poprawnego zapisu tekstu gotowego. Dzięki konwersji w wersji analogowej do cyfrowej można dokonać edycji tekstu za pomocą oprogramowania dla poligrafii. Takiej formy zapisu wymagają wydawnictwa i drukarnie składające samodzielnie tekst do druku. Taki tekst źródłowy można swobodnie dzielić i łączyć z grafiką i znakami dzielącymi tekst.
Do dokumentów archiwalnych zaliczamy obecnie również maszynopisy. Słaba jakość technologii maszyn do pisania spowodowana stanem taśm barwiących. Tu również najlepiej wykonywać przepisywanie za pomocą pracowników firm oferujących przepisywanie maszynopisów. Mimo bardziej czytelnemu zapisowi w dokumentach oryginalnych często poprawki i stan papieru wpływa na poprawność odczytu. Przy cyfrowym skanowaniu tekstu możemy uzyskać dużo przekłamań i nieprawidłowości. Szczególnie narażone na wady odczytu są stare modele maszyn z nietypowymi czcionkami drukarskimi.
Najtrudniejszą do wykonania praca jest przepisywanie rękopisów. Pracownik wykonujący takie zajęcie oprócz biegłości w pisaniu musi mięć również możliwość odczytywania pisma ręcznego i zdolność do porównywania znaków indywidualnych dla każdego piszącego. Wiele czynników utrudnia poprawne spisywanie. Narzędzia użyte do zapisu powodują charakterystyczne ułożenie znaków. Dodatkowo zmieniające się zasady kaligrafii wpływały na kształt liter i formy językowe używane w tekście. Umiejętności przepisującego muszą wykraczać poza znajomość współczesnego języka. W części tekstów są zawarte wyrazy z gwary lokalnej lub słowa zapożyczone z innych modnych w danym czasie języków.
