Workflow to angielskie słowo oznaczające sposób przepływu informacji w miejscach pracy, ściśle związane z elektronicznym zarządzaniem firmową dokumentacją. Wdrożenie systemu workflow pozwala jednostkom biorącym udział w procesie na przesyłanie między sobą dokumentów, ich akceptację czy archiwizację. W przeciwieństwie do tradycyjnej drogi obiegu pism, workflow pozwala zaoszczędzić czas i obniża koszty.
Kolejną niekwestionowaną zaletą workflow jest fakt, iż elektroniczny obieg informacji uniemożliwia zniszczenie lub zaginięcie dokumentacji. Gwarantuje on również perfekcyjną kontrolę nad tym, gdzie jest ona przechowywana oraz kto ma do niej dostęp. Jakość komunikacji w firmie poprawia się, wraz z nią zwiększa się efektywność pracowników. Skróceniu ulega proces decyzyjny, gdyż wnioski i podania trafiają od razu do odpowiedniej osoby, dzięki czemu mogą one zostać natychmiastowo zaakceptowane lub odrzucone. Dzięki workflow także odpowiednie działania podejmowane są bez zwłoki. System ten ułatwia również pracę zdalną – pracownicy mają dostęp do dokumentacji oraz możliwość zarządzania nią z każdego wyznaczonego przez pracodawcę miejsca. Poprawie ulegnie również sytuacja nierzadko przeciążonych działów administracji, gdyż część ich pracy zdejmuje z nich system.
Workflow podnosi efektywność pracy niezależnie od branży. Osobiście przekonała się o tym spółka http://www.primesoft.pl/pl/optymalizacja-procesow, która z sukcesem przeprowadza kolejne wdrożenia swojego innowacyjnego oprogramowania V-Desk. Umożliwia ono m.in. elektroniczny obieg dokumentów czy prowadzenie e-sekretariatu. Daje łatwy dostęp do potrzebnych danych zarówno z komputera, jak i urządzeń mobilnych. System jest kompatybilny z firmowym oprogramowaniem, a jego interfejs intuicyjny i czytelny, dzięki czemu pracownicy nie tracą wiele czasu na zapoznanie się z obsługą. Zainteresowanym przedsiębiorstwom Primesoft Polska oferuje przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej umożliwiającej zdiagnozowanie problemów, z jakimi boryka się firma oraz weryfikację potrzeb. Klienci otrzymują również stałe wsparcie powdrożeniowe pozwalające na usunięcie ewentualnych błędów czy usterek. Gwarantuje ono kompletną implementację systemu.
W wielu przedsiębiorstwach istnieje mylne przeświadczenie, że wdrożenie workflow nie jest możliwe bez nabycia nowych sprzętów. Stworzony przez Primesoft Polska system nie wymaga inwestycji w drogie dyski czy skomplikowane urządzenia, niezbędne są jedynie skanery, które i tak większość firm posiada. V-Desk jest zadziwiająco elastycznym rozwiązaniem znajdującym zastosowanie w każdej branży. Dzięki niemu duża liczba osób w instytucji o dowolnie złożonych strukturach może z podziwu godną łatwością wysyłać, odbierać i przetwarzać dowolną ilość informacji.
