Na kurs wychowawcy kolonijnego może zapisać się osoba dorosła, mające średnie wykształcenie, niekarana sądownie i niemająca przeszkód zdrowotnych do pracy z dziećmi. Jest czymś oczywistym, że uczestnik kursu musi posiadać cierpliwość do dzieci. Praca wychowawcy kolonijnego to nie praca na dokumentach, tylko na żywym organizmie, który ma większą wrażliwość niż ludzie dorośli i zupełnie różne potrzeby od osób pełnoletnich. Kandydat powinien posiadać umiejętność kontaktu z dziećmi, to znaczy musi rozumieć ich potrzeby i wymagania. Dziecko nie lubi nudy. Kiedy uzna, że dana rzecz jest nieciekawa nie wykona polecenia, zacznie płakać, pyskować lub buntować się. Wychowawca kolonijny musi znaleźć zajęcia, które zaangażują całą grupę, podzielić dzieci odpowiedzialnością za wykonanie określonych czynności. Najczęściej na kurs zapisują studenci kierunków pedagogicznych i studenci kierunków, które są wykładane, jako przedmioty w szkole, np.: historii, języków, matematyki, fizyki. Dla nich są do dodatkowe uprawnienia, które umożliwiają dorabianie podczas wakacji. Wychowawcami kolonijnymi są najczęściej nauczyciele, którzy ukończyli kurs wychowawcy kolonijnego, animatorzy z ośrodków kultury lub instruktorzy sportowi. Wynika to z ich doświadczenia w opiece nad dziećmi i z znajomości zabaw i różnego rodzaju gier. Rodzice, bardziej ufają wychowawcom, którzy, na co dzień pracują z dziećmi, gdyż chcą mieć pewność, że wychowawca będzie potrafił zareagować w razie zagrożenia i jest w stanie utrzymać dyscyplinę, a jednocześnie zapewni dobrą zabawę. Osoby, które, na co dzień nie pracują z dziećmi również mają szansę wyjechać i zdobyć zaufanie rodziców. Muszą wykazać się w trakcie pobytu umiejętnością pracy z dziećmi. Wychowawcami na biwakach harcerskich są drużynowi. Harcerstwo rządzi się swoimi prawami, choć bez wątpienia biwaki harcerskie należą do najlepiej zorganizowanych i dających największe, niezapomniane przeżycia. W niektórych biurach podróży są oferty kolonii. Tworzone są listy opiekunów. Tam spore szanse zatrudnienia mają osoby niemające uprawnień pedagogicznych. W fundacjach i stowarzyszeniach opiekujących się dziećmi, jak choćby w świetlicach środowiskowych od wychowawców wymagane jest zatrudnienie w oświacie lub praca, ewentualnie wolontariat w instytucjach opiekuńczo -wychowawczych. Zasady naboru określają jednostki organizujące wyjazd. Bywa, że firmy komercyjnych wychowawcy zatrudniani są po uzbieraniu grupy uczestników. Takie wyjazdy organizują ośrodki szkoleń, które w swojej ofercie posiadają zajęcia dla dzieci.
