Jak zorganizować koncert lub inny event muzyczny?

Organizacja różnego rodzaju wydarzeń, w tym organizacja koncertów lub innych eventów muzycznych wymaga specyficznych umiejętności oraz doświadczenia. Tego typu imprezy posiadają swoją specyfikę i konieczne jest przestrzeganie kilku ważnych zasad i postępowanie według pewnych utartych już schematów. W tym tekście znajduje się odpowiedź na pytanie jak zorganizować koncert oraz jak zorganizować festiwal, który będzie logistycznym sukcesem.

Organizacja koncertu - wymogi formalne

Organizacja imprezy masowej rządzi się swoimi prawami. Do realizacji tego typu wydarzenia wymagane jest uzyskanie zgód odpowiednich organów administracyjnych. Konieczne jest więc skierowanie wniosku wraz z załącznikami do władz miejscowości lub miasta (w zależności gdzie koncert ma się odbyć). Warto pamiętać, że tego typu wniosek wraz z załącznikami należy złożyć z wyprzedzeniem.

Finansowanie eventu

Realizacja każdego wydarzenia w bardzo dużej mierze uzależniona jest od środków finansowych. Odpowiedni budżet oraz zaangażowanie strategicznych partnerów umożliwiają organizację wydarzeń na poziomie. Eventy muzyczne wymagają konkretnego zabezpieczenia logistycznego. Potrzebne jest odpowiednie miejsce lub sala koncertowa, wymagany przez muzyków backline, dobre nagłośnienie, oświetlenie oraz inne warunki techniczne opisane w riderze technicznym artystów. Także sami artyści muszą zostać opłaceni przez organizatorów. W produkcji koncertów niezbędne jest więc pozyskanie koniecznych do realizacji wydarzenia środków finansowych.

Mecenasi i sponsorzy koncertów i festiwali to konieczność. Bardzo często koncert czy festiwal generuje korzyści zarówno dla organizatora, jak i dla sponsora. Organizator uzyskuje środki niezbędne do realizacji projektu, a sponsor może skutecznie promować działania swojej firmy. Warto jednak odpowiednio wcześniej postarać się o środki finansowe. Możliwości jest wiele: wspomniani sponsorzy i mecenasi prywatni, konkursy jednostek samorządowych na wydarzenia kulturalne czy finansowanie tego typu eventów przez organy rządowe (Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego itp.). Gromadzenie funduszy powinno odbywać się odpowiednio wcześnie.

Miejsce i czas

Wybór miejsca wydarzenia jest bardzo istotny. Uzależniony on będzie także od pory roku. Późna wiosna czy lato to idealny czas na wydarzenia plenerowe, natomiast jesień i zima wymaga wynajęcia sali koncertowej. Oczywiście miejsce zależne będzie także od specyfiki wydarzenia. Miejsce dostosowane być musi też do prognozowanej publiczności. Duże imprezy wymagają większego zaplecza, mniejsze - analogicznie - mniejszego.

Ważne jest zatem sprawne planowanie danego wydarzenia. Dobrze jest także przemyśleć sprawę dostępu do wydarzenia (bilety płatne, wejściówki, dostęp bezpłatny). Miejsce musi mieć zapewnioną ochronę. Przestrzeń na koncert rezerwować należy z wyprzedzeniem, by mieć ją zagwarantowaną w danym terminie.

Promocja wydarzenia

Organizator imprez masowych oraz innych eventów muzycznych musi zadbać o odpowiednią promocję. Przede wszystkim należy sprecyzować odbiorcę danej imprezy muzycznej i pod niego zaprojektować kampanię marketingową. Istotne jest stworzenie właściwej kreacji odpowiadającej wydarzeniu, a następnie wdrożenie jej w działaniach promocyjnych.

Promocja koncertu musi odbywać się na wielu płaszczyznach - dystrybucja plakatów i ulotek informujących w miejscach, w których przebywa potencjalny odbiorca, promocja internetowa poprzez portale społecznościowe, strony branżowe oraz promocja w mediach lokalnych i ogólnopolskich (prasa, radio, telewizja - wywiady, konferencje prasowe, briefingi itp.). Planowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej wydarzenia to niezwykle istotny element powodzenia koncertu czy festiwalu.

Organizacja techniczna

Bardzo ważnym elementem organizacyjnym jest zapewnienie wymaganego zaplecza technicznego artystom występującym na scenie. Swoje wymagania artyści przedstawiają zwykle w riderze technicznym. Organizator imprezy musi zaspokoić te potrzeby. Zapewnienie nowoczesnych i w pełni sprawnych systemów nagłośnieniowych, systemów sterujących oraz akcesoriów będzie warunkowało przebieg koncertu. To jednak nie wszystko. Poza dźwiękiem istotna jest także strona wizualna.

Dlatego też producenci muszą zadbać o atrakcyjne oświetlenie w dużej mierze wpływające na całościowy odbiór wydarzenia. W przypadku organizacji dużej imprezy w miejscu o dużych gabarytach dobrze jest zapewnić odbiorcom znajdującym się w oddaleniu od sceny komfort nie tylko słuchania, ale także obserwacji. Organizator imprez plenerowych oraz wydarzeń odbywających się w dużych salach powinien zainwestować w wynajem telebimu lub kilku telebimów. Cały sprzęt techniczny, od soundsystemów, przez światła, po telebimy wymaga profesjonalnych techników. Doświadczona i wykwalifikowana obsługa techniczna zapewni prawidłowe podłączenie i przygotowanie zaplecza sprzętowego oraz bezawaryjny przebieg imprezy.

Niezwykle istotne jest planowanie eventu oraz jego przebiegu. Właściwie stworzony harmonogram (w przypadku występu kilku artystów) pozwoli na płynny przebieg koncertu. Zorganizowanie koncertu czy festiwalu to zadanie skomplikowane i odpowiedzialne. Wielość spraw do ogarnięcia przez organizatora może przysporzyć niemałych problemów i wpłynąć na ostateczny efekt, dlatego też w przypadku obaw lub małego doświadczenia warto skorzystać z pomocy profesjonalistów specjalizujących się w kompleksowej organizacji wydarzeń muzycznych. Pełną organizacją różnego typu eventów, w tym wydarzeń muzycznych, zajmuje się Agencja eventowa xPRESJA. Powierzając realizację wydarzenia specjalistom z firmy xPRESJA, nie tylko zrzuca się z siebie ogrom zadań produkcyjnych, ale także można być pewnym sukcesu wydarzenia.